5 narzędzi, które pomogą Ci pogodzić obowiązki przedsiębiorcy i matki

Niezależnie od tego jaki biznes prowadzisz, w dzisiejszych czasach będzie on nierozerwalnie związany z internetem. Dlatego warto poznać narzędzia on line, które nie tylko ułatwią Ci codzienne działania, ale również sprawią, że będą one bardziej wydajne.

1. Chmura faktur

Udogodnienie w postaci chmury jest już nam znane. To miejsce, gdzie możemy przechowywać nasze dane, zdjęcia, dokumenty i do którego mamy dostęp z każdego miejsca i urządzenia z działającym internetem. Kiedy tylko chcemy i potrzebujemy.

Chmura może też być jednym ze sposobów na ułatwienie sobie codziennej pracy w firmie, bo możemy dzisiaj ją wykorzystywać do rozliczeń księgowych.

Coraz częściej decydujemy się na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W naszym codziennym życiu korzystamy już z takich ułatwień, choćby z wyciągów bankowych, dowodów sprzedaży, czy szkolnego dziennika elektronicznego, więc korzystanie z takiego rozwiązania w firmie rozumie się “samo przez się”.

Jest na rynku obecnie dostępne bezpłatne narzędzie, które pozwala wystawiać, odbierać oraz magazynować faktury. Korzystać może z niego każdy, jest łatwe i czytelne w obsłudze. Daje nam możliwość kontrolowania wydatków na bieżąco.

Chmura faktur stworzona przez firmę Tax Care pozwala zapomnieć przedsiębiorcom o fakturze papierowej, której wystawienie (czasem wielokrotne) oraz magazynowanie jest czasochłonne, nieekonomiczne i nieekologiczne. Na co dzień firmy, małe i duże, borykają się z koniecznością przechowywania naprawdę dużej ilości dokumentów. A Chmura Faktur pozwala w prosty sposób przechowywać wszelkie dane księgowe wykorzystując zabezpieczenia bankowych systemów transakcyjnych.

Aktywacja konta w Chmurze faktur wymaga tylko kilku minut. Wystarczy podać adres e-mail, nadać hasło i potwierdzić otrzymanym linkiem aktywacyjnym. Chmura Faktur jest zintegrowana z państwowymi bazami podatników VAT i REGON. Zatem działanie jest bardzo proste. Wystarczy, że wpiszemy NIP odbiorcy dokumentu i uzyskujemy potrzebne dane. Dodatkowo, jeśli odbiorca również korzysta z tego rozwiązania, dostęp do faktury otrzymuje niemal natychmiast.

2. Outsourcing

Może dziś Twoja firma to jednoosobowa działalność, lecz z czasem jednak może się okazać, że rozwój biznesu niesie ze sobą zwiększającą się ilość obowiązków, które bez obaw możesz przekazać zewnętrznej firmie.

Tłumaczenie tej angielskiej nazwy outside-resource-using, czyli korzystanie ze źródeł zewnętrznych, daje jasno do zrozumienia, że mamy do czynienia z właśnie systemem usług zewnętrznych. W praktyce wygląda to tak, że firma specjalizująca się w jakiejś dziedzinie przejmuje na naszą prośbę część obowiązków. Oczywiście, wszystko odbywa się na podstawie zawartej wcześniej umowy. Uprzednio warto też sprawdzić jakość usług danej firmy i przygotować doskonałą umowę, która pozwoli nam mieć pewność, że nasze oczekiwania zostaną spełnione.

Zastanawiając się nad takim rozwiązaniem, powinniśmy przeanalizować z jakiego outsourcingu chcemy korzystać. Są dwa rodzaje: pełny i selektywny. Pierwszy dotyczy kompleksowej obsługi w danym obszarze, drugi pozwala zawęzić działania do interesujących nas konkretnych zadań.

Outsourcing ma swoje niewątpliwe zalety. Delegowanie niektórych, równie ważnych zadań na kogoś innego, pozwala nam skupić się na głównych celach i działaniach naszej firmy, które np. mają wpływ na jej dalszy rozwój.

Kolejną zaletą outsourcingu jest redukcja kosztów. Nie musimy zatrudniać dodatkowych osób, doszkalać się lub inwestować w nowe rozwiązania techniczne. Dlatego jeśli Twoja firma się rozwija i spada na Ciebie coraz więcej zadań, warto pokusić się o takie rozwiązanie.

3. System ERP

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (enterprise resource planning) może brzmi w tym momencie dla Ciebie zbyt poważnie, ale może właśnie czegoś takiego poszukujesz. Po co firmie oprogramowanie integrujące zachodzące w niej procesy? Otóż można w ten sposób mieć wszystko w jednym miejscu. To program dedykowany, więc odpowiadający konkretnym potrzebom użytkownika. A równocześnie pozwalający mieć stały wgląd we wszystko co ważne, przy samodzielnym prowadzeniu biznesu.

Za pośrednictwem przeglądarek internetowych można mieć dostęp do wszystkich kampanii, projektów, procesów sprzedażowych, finansów czy księgowości. Wszystkie dane można dowolnie wykorzystywać, grupować, filtrować i generować raporty.

Dodatkowym walorem systemu ERP jest możliwość korzystania z Chatu, który pozwala komunikować się ze współpracownikiem, czy pracownikiem, nawet takim, który pracuje zdalnie, w dowolnie wybranym momencie.

Narzędzia analityczne systemu ERP pozwalają też weryfikować, które nasze działania przynoszą najlepsze efekty, a które warto poprawić.

4. CRM

Jeśli nie czujesz, że system ERP jest dla Ciebie, to może inne podobne rozwiązanie będzie bardziej odpowiednie. Mniejsze firmy, zwłaszcza te o profilu usługowym, często korzystają z rozwiązania jakim jest CRM (customer relationship managment). Podobnie jak poprzedni system, ten również służy organizacji i automatyzacji wszelkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jednak zasięg możliwości tego systemu jest trochę mniejszy, bo pozwala tylko zarządzać procesami marketingu, sprzedaży i obsługi klienta.

Oba te systemy uzupełniają się i w rzeczywistości jest tak, że prędzej czy później firma może potrzebować któregoś z nich.

5. Mailing

Może to być np. Freshmail. Email marketing zdobywa coraz większe powodzenie i jest najprostszym sposobem by dotrzeć do klienta z nowym produktem czy szczegółami dotyczącymi nowej oferty. Za pomocą email marketingu możesz po prostu sprzedawać. Swoje usługi, ofertę, informacje o sobie, o organizowanych wydarzeniach, nadchodzących realizacjach.

Mailing jest jednorazową formą reklamy. Nie zależy nam w tym przypadku na budowaniu relacji z klientem, tak jak to się dzieje przy korzystaniu z newsletterów, ale na informowaniu i zachęcaniu, np. do zakupu.

Mailing to krótka, konkretna treść, duża grafika i przycisk “call to action”, który ma zachęcić czytającego do działania.

Niekiedy mailing bywa mylony ze spamem, ale na otrzymywanie mailingów trzeba wyrazić zgodę. A co za tym idzie, odbiorca ma również prawo do odmowy otrzymywania mailingów. Oczywiście najlepiej jest wcześniej sprawdzić różnych dostawców tej usługi i wybrać odpowiedniego dla nas.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu, firmą Tax Care.

Zdjęcie: 123 rf