Wirtualna asystentka bez tajemnic – jak pracuje, co robi i czy chodzi na urlop?

Chciałabyś pracować zdalnie, żeby mieć więcej czasu dla rodziny?

Poznaj szczegóły kursu on-line! Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja 

Kupując kurs z kodem rabatowym „mamopracuj” dostaniesz 5% zniżki i wesprzesz także działania Fundacji Mamo Pracuj.

Elu, od 7 lat pracujesz zdalnie, jako wirtualna asystentka. Co Ty konkretnie robisz, czym się zajmujesz?

Wspieram przedsiębiorców w ich codziennej pracy.

Zwięźle i na temat 😉 W czym dokładnie pomagasz firmom? Jakie są Twoje obowiązki na co dzień?

W moim konkretnym przypadku zajmuję się stronami internetowymi: od administrowania, redakcji tekstów, ustawiania SEO, po tworzenie tych stron (pełny content, grafiki, treści itp.).

Przeczytaj także: Mama bliźniaków pracuje zdalnie – historia Agnieszki, wirtualnej asystentki

Obsługuję również profile w social mediach, prowadzę grupy na Facebooku w imieniu klientów. Piszę teksty, robię transkrypcje, tworzę analizy w Excelu, prezentacje, materiały reklamowe, wysyłam oferty i wiele innych. Pomagam tworzyć blogi, vlogi i podcasty, kursy internetowe, artykuły branżowe – są dziesiątki różnych zadań.

Pracujesz dla kilku klientów jednocześnie – czy to są podobne zakresy czynności, czy każdy klient ma inne zlecenia i wymagania?

Początkowo zlecenia były bardzo różne. Zresztą to jest dość charakterystyczne dla tej profesji, że trzeba wypracować swoją specjalizację lub znaleźć niszę.

Kiedy zaczynałam pracę jako VA, nie wiedziałam, że właśnie tak nazywa się mój zawód! Szukałam więc pracy na etacie, byłam nawet dość długo asystentką osobistą trenera biznesu. Dla niego organizowałam głównie szkolenia i konferencje. Jednocześnie szukałam zleceń zdalnych. Było to przeważnie pisanie tekstów, tworzenie prezentacji, pisanie CV, ofert i podań, research w sieci na zadany temat. Potem doszło administrowanie stroną internetową dużej instytucji.

Obecnie, zadania nadal są zróżnicowane, ale gro moich klientów nawiązuje ze mną współpracę przy administrowaniu stron opartych o WordPress oraz przy prowadzeniu profili na Facebooku.

Jakie umiejętności powinna posiadać wirtualna asystentka?

Przez lata pracy obserwowałam zarówno mój własny rozwój zawodowy, jak również moich koleżanek – na Facebooku, na spotkaniach networkingowych czy konferencjach i doszłam do wniosku, że aby być dobrą wirtualną asystentką powinno się reprezentować umiejętności i cechy charakteru takie jak:

• umiejętność budowania komunikacji,
• opanowanie,
• nastawienie na efekty (bycie konkretnym).

Obligatoryjnie trzeba być bardzo dyskretnym, obowiązkowym i świetnie zorganizowanym.

Specyfiką tego zawodu jest również freelancing i praca z technologiami oraz trendami. Trzeba więc za nimi podążać, nieustannie się dokształcać, czytać, uczyć nowych programów, być otwartym i kreatywnym.

W zależności od zadań jakie zostaną powierzone wirtualnej asystentce, umiejętności twarde mogą się różnić. Podstawowymi jednak, moim zdaniem są: znajomość WordPressa, umiejętność pisania tekstów oraz znajomość na wysokim poziomie programów takich jak Word, Excel i PowerPoint.

A czy wirtualna asystentka musi znać języki obce?

Teoretycznie nie, ale im więcej zna, tym ma więcej możliwości pracy. Jak w każdej branży – znając języki możesz pracować dla klientów z całego świata.

Uważam również, że niezbędna jest minimum podstawowa znajomość języka angielskiego. Im wyższy poziom tym lepiej. Wiele programów ma angielskie menu, np. częściowo WordPress, Photoshop itp. Co więcej, dobra znajomość tego języka pozwala na swobodny research w sieci, a to zadanie należy do podstawowych umiejętności wirtualnej asystentki.

Jesteś mamą dwójki dzieci – jak zorganizowałaś sobie pracę? Czy jesteś dostępna on-line 24/7? Czy pracujesz w konkretnych godzinach?

Staram się reagować ad hoc, dlatego moi klienci mają ze mną kontakt niemal całą dobę. Prowadzę również, jak wspominałam, profile w social media, co również wymaga ode mnie bycia online. To nie znaczy jednak, że 24/7 siedzę ze wzrokiem utkwionym w monitor. Większość obowiązków mam stałych, abonamentowych, dlatego wypełniam je kiedy dzieci są w przedszkolu. Inne, o ile nie mam wyznaczonego deadline’u, wykonuję w pierwszej wolnej chwili. Zawsze informuję klienta kiedy będę mogła się zająć tymi najpilniejszymi zadaniami.

Kiedy jednak dzieci wracają po południu do domu, staram się być tylko dla nich. Weekendy również pracuję o wiele mniej. Robię tylko to, co pilne.

Oboje z mężem prowadzimy swoje firmy. We własnym biznesie zawsze jest coś do zrobienia. Zauważyłam jednak, że bardzo dużo korzyści wynika z odkładania na bok obowiązków, kiedy jest czas dla rodziny.

Czuję równowagę, nie przegapiam niczego w życiu moich maluchów, ale i, paradoksalnie, nie zawalam terminów. Spokojnie, z rozwagą gospodaruję czasem. Dzięki temu wszystko zrobione jest punktualnie, a ja nie czuję nacisku ani frustracji. Moje dzieci zaś wiedzą, że mogą na mnie liczyć.

Mamy często pytają nas o pracę, którą mogą wykonywać jednocześnie opiekując się dzieckiem, z doskoku – czy praca Wirtualnej Asystentki w takim systemie jest możliwa?

Praca wirtualnej asystentki to normalne stanowisko i wymaga od nas takiego samego profesjonalizmu jak każdy inny zawód. To, że pracujemy z domu nie zwalnia nas z zaangażowania i zawodowstwa. Owszem, ta praca wiele ułatwia przy organizacji opieki nad dzieckiem, w pogodzeniu obowiązków z wychowywaniem maluchów. Nigdy jednak nie zapominajmy, że to są wciąż obowiązki.

Ja bardzo mocno „walczę” z brakiem profesjonalizacji w tym zawodzie. Nie wyobrażam sobie odpisywać na e-mail trzymając dziecko na ręku albo tworzyć prezentację dla klienta jednocześnie zabawiając swojego malucha.

Dobrą umiejętnością jest brak oporów przed proszeniem o pomoc. W Polsce wciąż pokutuje przeświadczenie, że to kobieta ma wychowywać dzieci, a po porodzie okres macierzyński poświęcić tylko maleństwu. Prowadząc własną działalność gospodarczą nie można sobie pozwolić na rok wolnego. No chyba, że chcemy od nowa wszystko zaczynać po upływie tego czasu, albo mamy zatrudnioną własną wirtualną asystentkę, która przejmie nasze obowiązki 😉

Po urodzeniu drugiego syna 2-3 razy w tygodniu przychodziła do nas niania, żeby odciążyć mnie przy małym. Kilka razy usłyszałam komentarze w stylu, że sobie nie radzę. W ogóle się nimi nie przejmowałam. Byłam za ścianą, kiedy niania spędzała czas z moim dzieckiem, więc nadal mogłam karmić i w razie czego reagować na potrzeby maleństwa, ale mogłam też skupić się na pracy.

My kobiety mamy podzielną uwagę, ale i granice możliwości. Prośmy więc o pomoc – może babcia mogłaby przychodzić, może niania, chociaż na kilka godzin bądź w wyznaczone dni.

Jestem też bardzo przeciwna traktowaniu zawodu wirtualnej asystentki jako pracy dorywczej. Często dostaję oferty współpracy, w których mamy wprost piszą, że ze względu na dziecko, albo pracę w innej firmie na etacie są dyspozycyjne np. godzinę – dwie dziennie. Nie. Takie podejście do niczego nie prowadzi. Albo decydujesz się na konkretną ścieżkę kariery jako WA, albo na pracę na etacie gdzieś indziej. Dorobienie na waciki mija się z celem.

Ja popełniłam ten błąd i zmarnowałam kilka lat. Gdy zdecydowałam się tylko na tę właśnie ścieżkę kariery, nabrała ona ogromnego rozpędu. Okazało się również, że wszystkie moje lęki o brak zleceń, o niewystarczające umiejętności itp. były nieuzasadnione.

Prowadzisz własną działalność, w jaki sposób szukasz klientów? Jak szukać klientów w tym zawodzie na początku?

Paradoksalnie, na początku klienci znajdowali mnie 😉 Zawsze miałam tzw. lekkie pióro, więc zaczęło się od tego, że kilku znajomych poprosiło mnie o napisanie jakiegoś tekstu. Proszono mnie o redakcje, o research itd. A potem zaczęto polecać.

Mam również firmę, która zajmuje się oprawą muzyczną uroczystości. Zaczęłam więc wykorzystywać umiejętności organizacyjne i zostałam asystentką osobistą trenera biznesu.

W każdym razie polecano mnie, zlecenia wpadały jedno za drugim.

Przełomowym momentem było utworzenie własnej strony www.pomocdlabiznesu.pl z ofertą i dołączenie do kilku grup biznesowych na Facebooku.

To właśnie na grupach można znaleźć najwięcej najciekawszych zleceń. Jest też Oferia, Useme i mnóstwo innych portali z ofertami pracy zdalnej.

Czy wirtualna asystentka idzie czasem na urlop? 😉

Tak, ale zabiera ze sobą laptopa 🙂

Ja dużo podróżuję. Często jeździmy też odpocząć na wieś. W czasie np. wakacyjnego urlopu zawsze informuję klientów, że będę mniej dostępna. Jednakże nie urywam kontaktu, nie znikam na 2 tygodnie, nie zostawiam niedokończonej pracy. Moi klienci cenią tę responsywność i szczerość.

Elu, jesteś jedną z mentorek w kursie on-line Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja. Będziesz się dzielić swoim doświadczeniem, wiedzą – czego konkretnie mamy nauczą się od Ciebie?

Oprócz niezbędnych umiejętności twardych, programowych, będzie okazja do nauczenia się również tego, jak tworzyć oferty, wyceniać usługi, budować relacje, tworzyć komunikację, gdzie i w jaki sposób szukać ofert, jak na nie odpowiadać, gdzie i czego się uczyć itd.

Wydaje mi się, że ważną rzeczą jest to, że jest to pierwszy tak duży kurs na wirtualną asystentkę, który dodatkowo łączy wspomniane umiejętności twarde z miękkimi oraz life stylem jako mama, jako kobieta aktywna i jako przedsiębiorca.

Jak przekonałabyś mamy, że bycie wirtualną asystentką to świetny pomysł na pracę i pogodzenie jej z wychowywaniem dzieci?

Z roku na rok przybywa pracowników zdalnych. Przybywa przedsiębiorców, specjalistów i freelancerów. Rośnie tym samym zapotrzebowanie na pracowników, którzy zdalnie ogarną techniczne zaplecza właścicieli firm.

Praca zdalna jako wirtualna asystentka daje ogromne możliwości. Znajdując swoją niszę, swoją specjalizację, sama sobie stajesz się swoim szefem.

To Ty decydujesz kiedy i co robisz, Ty planujesz swój grafik, Ty wyceniasz swoje usługi i zarządzasz swoim czasem, domem i umiejętnościami.

Ciekawe zlecenia, fantastyczni klienci z ogromną wiedzą branżową to dodatkowa wartość dodana.

A największą wartością jesteś Ty, Twoje szczęście, Twoja wolność, oraz Twoje dzieci.

Przy nich jeszcze bardziej doceniam moją pracę. Gdy któreś zachoruje, nie martwię się kto będzie z nim w domu, nie biegam po L4 i nie zamartwiam się co powie szef. Nigdy też nie brakuje mnie na uroczystościach w przedszkolu. Wbrew pozorom mam dla moich chłopców o wiele więcej czasu niż kiedykolwiek miałabym na etacie.

Co dla mnie jest równie ważne – to dzięki takiemu systemowi pracy mam bardzo poukładane relacje z moim mężem. Wspieramy się nawzajem i dopingujemy w rozwoju.

Napisałaś też książkę o pracy Wirtualnej Asystentki, co w niej zawarłaś?

Wydałam e-book o pracy WA w Polsce. Na Zachodzie ten zawód jest bardzo popularny. U nas to wciąż nowość. Kiedy mówię komuś czym się zajmuję, nieustannie widzę zaskoczenie. To moja misja, żeby nauczyć czym jest zawód wirtualnej asystentki, pokazać jak i co można oddelegować i w czym można pomóc.

Dziękuję Ci za rozmowę!

Chciałabyś pracować tak jak Ela? Sprawdź datę kolejnej edycji kursu Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja!

W 8 tygodni zdobędziesz nowy zawód i zaczniesz pracować zdalnie.

Tak, chcę poznać szczegóły nowego zawodu, chcę pracować z domu, na własnych zasadach!

Zdjęcia: archiwum Ela Wolińska