10 narzędzi, które pomogą prowadzić biznes online

Klient

Kreator stron internetowych – zarządzanie treściami

Ok, skoro i tak wiem, że pierwsza myśl powędruje do www, to od niej zacznijmy. Strona internetowa, niezależnie od tego, czy ma to być jedynie wizytówka, poczytny blog, czy wielopoziomowy sklep, może być zbudowana i zarządzana za pomocą kreatora strony. Na rynku dostępnych jest wiele różnych narzędzi: WordPress, WebWave, Shopify, Shoper, narzędzia dostawców usług hostingowych i wiele innych.

Nawet jeśli nie są darmowe, to na ogół mają wersje demo albo testowe. Kreator to narzędzie nie tylko do zbudowania, ale potem także zarządzania treściami na Twojej stronie. Najlepiej więc sprawdzić, który CMS (content management system) jest dla Ciebie najwygodniejszy i który oferuje funkcjonalności najlepsze do prowadzenia Twojego biznesu.

Kontakt z klientem – automatyzacja

Współczesna komunikacja z klientem nie musi być czasozjadaczem, który przyprawia Cię o nerwicę. Nawet popularny Messenger ma możliwość ustawienia odpowiedzi na powtarzające się pytania. Klient pyta a Messenger, bez Twojego udziału, odpowiada. Najprostsza forma automatyzacji, to wiadomość z powitaniem i podaniem terminu, w którym klient może spodziewać się odpowiedzi od Ciebie. To już zawsze jest miły gest w stronę klienta. Do pełniejszej automatyzacji komunikacji z Twoimi klientami via komunikatory lub poprzez osadzenie na stronie internetowej są chatboty. Wymagają one jednak dobrej znajomości potrzeb klienta, za to pozwalają na jego obsługę 24h na dobę, 7 dni w tygodniu, bez udziału Twojego, czy Twojego zespołu.

Inny sposób automatyzacji to połączenie różnych kanałów komunikacji z klientem (telefon, email, chat, sms) w jeden system. Możesz bezpłatnie sprawdzić Manychat, który połączy smsy z messengerami Instagrama i Facebooka. Im więcej masz klientów i im bardziej zaawansowanych używasz narzędzi, tym większą masz świadomość, że automatyzacja pociąga za sobą tworzenie procesów obsługi klienta. Inaczej mówiąc – zanim zautomatyzujesz, określasz kolejność zdarzeń na drodze klienta. Inne będą te zdarzenia, gdy sięga po informacje, inne, gdy kupuje. Natomiast ze zdarzeniami wiążą się też punkty styku (www, email, FB…) i treści, które od Ciebie dostaje (powitanie, numer zamówienia, podziękowanie…).

Przeczytaj także: Własna firma – czy się do tego nadajesz? Zalety i wady własnego biznesu

Baza klientów – budowanie procesów

Zapewne masz lub budujesz grono fanów swojego biznesu na portalach społecznościowych. Świetnie! Wykorzystujesz dostępne narzędzia docierania do potencjalnych klientów. Pamiętaj jednak, że te narzędzia działają według czyjegoś pomysłu i przez niego ustalanych zasad oraz poza prawem polskim. Nie masz pełnej kontroli nad tym, co stanie się z Twoim kontem, z Twoimi fanami. Najkorzystniej jest więc budować własną bazę klientów i zautomatyzować sposób komunikacji z nimi.

Dzięki takim narzędziom jak Mailerlite, Mailchimp czy Freshmail nie tylko zbierasz kontakty, ale także tworzysz grupy i procesy (np. per produkt, czy per etap procesu zakupowego). Odpowiednie ustawienia automatycznie wysyłanych sekwencji maili per grupa, pozwoli Ci komunikować się oddzielne z każdą z nich i to w sposób, który nie zaprząta Twojej głowy i nie zajmuje czasu przy każdym kliencie z osobna. Zatem to mogą być pierwsze procesy w Twojej firmie.

Kalendarz rezerwacji online – zdalne umawianie wizyt/ konsultacji

Czyż to nie cudowne, kiedy klient sam umawia się z Tobą, wybierając najlepszy dla niego termin a Ty nie bierzesz w tych ustaleniach udziału? Tak właśnie dzieje się, kiedy korzystasz z kalendarza online. Na rynku dostępnych jest tak wiele i wciąż pojawiają się nowe, że nie warto tu wypisywać żadnych nazw. Różnią się wariantami cenowymi – od bezpłatnych, przez coraz więcej funkcji aż do droższych, dostosowanych do Twoich indywidualnych potrzeb. W funkcjonalnościach masz: dopasowanie stylistyczne do Twojej strony, zespolenie z innymi kalendarzami online (np. Google, Outlook), ustalanie harmonogramu (np. zawsze w piątki od 13.00 do 19.00) ale także różnicowanie typów wizyt/ konsultacji, tworzenie ankiet, przypisywanie do różnych pracowników itp. itd.

A najlepsze jest to, że kalendarz możesz powiązać z płatnościami online. Wtedy masz ustawiony proces zakupowy – realizujesz wizytę/ konsultację, która jest w Twoim kalendarzu a jest, kiedy na Twoim koncie są pieniądze. Idealne dla konsultantek, masażystek, psycholożek, fryzjerek, fotografek…

Płatności online – must have współczesnego eCommerce

Najpopularniejsze firmy, które oferują płatności online to: PayU, DotPay, Przelewy24. Do podjęcia współpracy z każdą z nich wymagane jest posiadanie zarejestrowanej firmy. Są jednak na rynku rozwiązania, które pozwalają na zastosowanie płatności online także osobom fizycznym prowadzącym działalność nierejestrowaną. Jeśli jesteś taką osobą, poszukaj dokładnych informacji na temat: HotPay, CashBill lub Sky-Pay. Oczywiście musisz liczyć się z prowizją ale możesz też skorzystać ze wsparcia lub bezprowizyjnego pierwszego miesiąca – zależnie od promocji. Zanim się zdecydujesz – pamiętaj o dokładnym poznaniu wszystkich warunków i policzeniu, czy rzeczywiście będzie to dla Ciebie korzystne.

Organizacja biznesu

Efektywność – narzędzia do mierzenia czasu pracy

Czy na pewno wiesz ile czasu poświęcasz na jakie aktywności w swoim biznesie? Zmierzyłaś to kiedykolwiek? Jeśli jesteś freelancerką i rozliczasz się godzinowo, prawdopodobnie masz swoje ulubione narzędzie do mierzenia czasu. W niektóre z nich możesz nawet wpisać stawkę godzinową i wydrukować raport, co ułatwia rozliczenia z klientem. Jednak namawiam każdy biznes na zrobienie eksperymentu i mierzenie czasu np. przez miesiąc lub kwartał. To przyniesie sporą wiedzę na temat Twojej efektywności. Z pewnością znajdą się wskazówki do lepszej organizacji i czasu, i zadań.

Tutaj ponownie jest mnóstwo narzędzi do mierzenia czasu pracy – na różne systemy operacyjne, z różnymi parametrami obserwacji, interfejsami, półautomatyczne i w pełni automatyczne… Sprawdź kilka korzystając z darmowych wersji testowych i wybierz najlepsze dla siebie.

Chmura – dokumenty zawsze pod ręką

Umowy, pomysły, strategie, regulaminy, treści stron www, oferty, zestawienia, grafiki… Całe mnóstwo ważnych informacji, zapis Twojej pracy dla partnerów i klientów. Nigdy nie wiadomo kiedy, co może być potrzebne, a jeśli nie masz dostępu do ważnych informacji – odkładasz decyzje, spóźniasz się z reakcją, denerwujesz itd. itp.

Dysk chmurowy, nazywany po prostu chmurą pozwala przechowywać wszystkie pliki na bezpiecznych, zewnętrznych serwerach i mieć do nich dostęp z każdego miejsca na świecie via Internet. Poszczególnym katalogom i dokumentom możesz też nadawać specjalne uprawnienia, w ramach których inne osoby i całe zespoły mają wgląd lub możliwość zmiany wskazanych przez Ciebie pozycji. Najłatwiejszy sposób na digitalizację tego, co papierowe, to zrobić wyraźne zdjęcia. Najważniejsze, byś systematycznie i na bieżąco układała dokumenty we właściwych katalogach i tylko na tym jednym dysku.

Najpopularniejsze dyski chmurowe to Dropbox, Dysk Google i OneDrive. Każdy proponowany przez innego giganta, z usług którego i tak już korzystasz. Dostajesz je nieodpłatnie w wersji podstawowej lecz wystarczającej na start mikro biznesu i możesz odpłatnie powiększyć pojemność.

[FM_form id=”7″]

Księgowość online – system + wsparcie

Czasy, gdy faktury były wystawiane z Worda i drukowane do segregatora minęły bezpowrotnie. Obecnie jest mnóstwo programów do zarządzania kwestiami księgowymi online. Fakturownia, Fakturowo, inFakt, iFirma, FakturaXL i wiele, wiele więcej. Sprawdź czy dany program, oprócz tego, że posiada wersję bezpłatną, zrealizuje wszystkie Twoje potrzeby.

Niektóre portale oprócz systemu do trzymania, generowania i przesyłania dokumentów, oferują także profesjonalne wsparcie księgowe, gdybyś miała wątpliwości dotyczące rozliczeń. Jak zawsze, gdy w grę wchodzą dane klienta i pieniądze, sprawdź dokładnie regulaminy i zasady bezpieczeństwa przechowywania danych. Dołóż starań, by wybrać narzędzie wygodne, ale i bezpieczne.

Social Media Planner – automatyczne publikowanie postów

Jeśli chcesz, żeby przygotowane przez Ciebie treści „same się publikowały” w odpowiednim, zaplanowanym czasie, skorzystaj z narzędzi do planowania publikacji. CMS na ogół ma możliwość ustawienia daty i godziny, kiedy na blogu, czy stronie internetowej ma pojawić się Twój nowy wpis, podstrona czy produkt. Natomiast do publikacji w mediach społecznościowych są m.in.: Buffer, CoSchedule, Postfity, Hootsuite i wiele innych. Musisz tylko sprawdzić które z nich, jakim mediom są dedykowane, jakie mają funkcjonalności i który plan odpowiada Ci najbardziej. Może wystarczy wersja bezpłatna. Na pewno warto z niej skorzystać, by przekonać się jaką te narzędzia dają swobodę.

Analityka – wskaźniki biznesowe

Biznes, w którym nie używasz wskaźników, nie liczysz, nie sprawdzasz w jakim kierunku się rozwija – może okazać się kosztowną zabawą w firmę, a nie realnym, przynoszącym profity przedsięwzięciem. Korzystaj więc z narzędzi analitycznych – sprawdzaj kto i gdzie Cię odwiedza, w jakim celu, skąd przychodzi, czym się interesuje, czego u Ciebie szuka. Możesz też zweryfikować, które komunikaty mają większy zasięg, a które wzbudzają większe zaangażowanie. Dotyczy to słów, kolorów, zdjęć, układu elementów. Są także narzędzia do monitorowania Twojej marki, dzięki nim będziesz wiedzieć co się dzieje wokół niej – poza Twoimi kanałami.

Przeczytaj także: 9 pomysłów skąd wziąć pieniądze na rozwój zawodowy?

Niemal każde narzędzie zawiera teraz jakiś element analityki, bo podaje jakieś dane. Ważne, by zestawiać ze sobą dane z różnych źródeł i przykładać je do swoich, wyznaczonych celów, określonych grup docelowych i innych parametrów opisujących Twój biznes, bo dopiero wtedy masz pełen jego obraz. Darmowe i najobszerniejsze to GoogleAnalytics, jeśli masz stronę internetową. Hotjar pozwala m.in. nagrywać sesje użytkowników (widziałaś jak ktoś porusza się po Twojej stronie?).

Jeśli tworzysz reklamy w GoogleAds, to tam możesz weryfikować skuteczność poszczególnych wersji, podobnie jest na FacebookAds. Seoptimer sprawdzi i podpowie co poprawić, by być lepiej wyszukiwaną. Narzędzi analitycznych jest mnóstwo. Zacznij od jednego. Naucz się z niego korzystać, by poprawiać swój biznes. Potem sięgaj po kolejne i łącz ze sobą informacje pochodzące z różnych źródeł.

Powyżej jest 10 podpowiedzi a w nich nazwy konkretnych rozwiązań. Pamiętaj jednak, że narzędzia online bardzo szybko się zmieniają. Jedne giną, inne są przestarzałe a jeszcze inne rozwijają wciąż nowe funkcjonalności. Powstaje mnóstwo nowych, które często są odkrywcze, bardziej kompaktowe, łatwiejsze w użyciu, dostosowane do współczesnego czasu. Możliwe, że gdy będziesz czytać ten artykuł, część nazw w nim zawartych nie będzie już aktualnych. Zainspiruj się więc użytecznością, natomiast konkretnych rozwiązań poszukaj na własną rękę. Wdrażaj je i zyskuj swobodę w swoim biznesie.

Przeczytaj także: 5 najważniejszych rzeczy dotyczących promowania biznesu online

Zdjęcie: Canva