Google Workspace – 5 praktycznych zastosowań w Twojej firmie

Aplikacje od Google wspierają na co dzień zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i międzynarodowe korporacje. Mimo tego wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, w jaki sposób narzędzia te mogą im pomóc w prowadzeniu firmy. Dziś odpowiemy sobie na to pytanie, prezentując 5 praktycznych zastosowań Google Workspace w Twojej firmie.

Gmail, czyli wyższy poziom firmowej poczty

Gmail to najpopularniejsza skrzynka mailowa na świecie, która ma obecnie ponad 1,8 miliarda użytkowników. Co ważnie, poczta ta pomaga też wielu przedsiębiorcom na różnym etapie rozwoju w prowadzeniu biznesu. Dlaczego tak wiele osób stawia na Gmaila?

Oto kilka najważniejszych powodów:

• Wygodna obsługa korespondencji z dowolnego miejsca dzięki aplikacji mobilnej.
• Niezawodne filtry antyspamowe, dzięki którym pracownicy mogą zająć się firmową korespondencją bez zbędnych rozproszeń.
• Zaawansowana weryfikacja nadawców, która skutecznie chroni przed phishingiem.
• Oparte na sztucznej inteligencji sugestie, które pomagają pracować wydajniej.
• Precyzyjna wyszukiwarka korespondencji i załączników.
• Interfejs zintegrowany z innymi aplikacjami Google, takimi jak Chat, Meet czy Kalendarz.

Ale przejdźmy do tego, jak Gmail może pomóc rozwijać Ci biznes. Przede wszystkim poczta od Google w firmowej odsłonie pozwala na założenie adresu we własnej domenie (@nazwafirmy.pl), dzięki czemu wysyłane przez Ciebie wiadomości będą wzbudzać większe zaufanie wśród klientów i kontrahentów.

Google Workspace daje też możliwość stworzenia grup dyskusyjnych, czyli wspólnego adresu, który przekierowuje wiadomości do wszystkich połączonych skrzynek. Przykładowo mail wysłany na adres marketing@firma.pl trafi do wszystkich członków działu marketingu. Dzięki temu wygodnie przekierujecie daną sprawę do konkretnej osoby i będziecie mogli szybciej reagować na maile.

Współpraca na plikach Google Workspace w czasie rzeczywistym

W skład pakietu Google Workspace wchodzą też aplikacje biurowe, takie jak Dokumenty, Arkusze czy Prezentacje. I choć każda z nich ma specjalistyczne zastosowanie to wszystkie łączy jedno, a mianowicie są to narzędzia chmurowe, które umożliwiają współpracę kilku osób na jednym pliku w czasie rzeczywistym.

Aby taka praca przebiegała płynnie i była wydajna dla całego zespołu, Google wyposażył swoje programy w szereg funkcji ułatwiających komunikację. Należą do nich m.in.:

• widok kursora współpracownika,
• możliwość zostawienia komentarza dla innego członka zespołu,
• tryb sugerowania zmian,
• przypisywanie zadań współpracownikom,
• oznaczanie osób i plików w tekście,
• opcja uruchamiająca okno czatu wewnątrz dokumentu,
• historia zmian.

Takie podejście pozwala wygodnie pracować na plikach wtedy, kiedy dana osoba ma na to czas. Co więcej, wszyscy użytkownicy zawsze mają dostęp do najbardziej aktualnej wersji dokumentu. I to niezależnie od tego, na jakim urządzeniu zdecydowali się otworzyć plik. Oznacza to koniec z marnowaniem czasu i wielogodzinnym przerzucaniem się mailami.

Profesjonalne spotkania biznesowe online w Meet

Google Workspace wyposaży Twoją firmę również w narzędzie do wideokonferencji, dzięki któremu członkowie Twojego zespołu będą mogli wygodnie komunikować się podczas internetowych spotkań twarzą w twarz. Wideorozmowę możesz odbyć w przeglądarce lub aplikacji mobilnej na smartfonie.

Przydatną funkcją Meet jest też możliwość nagrywania spotkań, co szczególnie może się przydać podczas szkoleń online i webinarów, których treść zostanie w ten sposób zachowana dla nieobecnych

Harmonogramy spotkań dostępne na Twojej stronie

Jeśli zdecydujesz się na Google Workspace, w pakiecie otrzymasz Kalendarz Google w firmowej odsłonie. To rozszerzona wersja aplikacji, która posiada wiele dodatkowych funkcji. Z myślą o użytkownikach biznesowych powstały na przykład harmonogramy spotkań. Umożliwiają one rezerwację terminu w kalendarzu danego użytkownika przez osoby spoza jego organizacji.

Jak to możliwe? Kalendarz Google dla firm pozwala Ci określić swoją dostępność i opublikować taki harmonogram np. na swojej stronie internetowej. Kiedy to zrobisz, Twoi kontrahenci i klienci sami będą mogli rezerwować terminy spotkań u ciebie lub u innych członków Twojego zespołu.

Podsumowanie

Google Workspace to rozwiązanie, które może pomóc firmom w zwiększeniu produktywności, ulepszeniu komunikacji i ułatwieniu współpracy. Wdrożenie Google Workspace może przynieść szereg korzyści dla firmy i jej pracowników. Jeśli chcesz przetestować Google Workspace zanim wdrożysz go w swojej firmie to masz możliwość otrzymania 2 razy dłuższego okresu testowego (to aż 30 dni!) od partnera Google Cloud, wrocławskiej firmy FOTC. Więcej informacji znajdziesz na stronie https://fotc.com/pl/google-workspace/.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: partnera portalu