Jak przygotować się do spotkania online – zasady, o których warto pamiętać

Jak przygotować się do spotkania online – zasady, o których warto pamiętać

Biznesowe spotkania online w ostatnich miesiącach stały się niezwykle popularne – za pomocą komputera i któregoś z prostych programów można bezpiecznie i wygodnie omówić projekt czy ustalić szczegóły współpracy z klientem. Być może wyzwanie uczestniczenia w takim spotkaniu stanie wkrótce także przed Tobą – warto wówczas wiedzieć, jak przedstawić się z jak najbardziej profesjonalnej strony. O co zadbać? O czym naprawdę warto pamiętać przed spotkaniem?

Biznesowe spotkanie online – kilka kwestii technicznych

Wyobraź sobie, że rozmawiasz online z szefem. W końcu zbierasz się na odwagę, by powiedzieć o swoim nowym, dosyć ryzykownym pomyśle. Kiedy jesteś w trakcie swojej długo przygotowywanej i ćwiczonej wypowiedzi, ekran zaczyna się zacinać, a szef wysyła Ci smsa, że niestety w ogóle Cię nie słyszy.

Inna przykładowa, nieciekawa sytuacja: masz firmę i rozmawiasz z osobą, która wkrótce może zostać Twoim naprawdę ważnym klientem. Niestety, w trakcie rozmowy słowa rozmówcy ciągle ulegają zniekształceniu, przez co kilkakrotnie musisz prosić go o powtórzenie. Po którymś razie widzisz to, czego najbardziej się obawiasz – wyraźną irytację klienta, na którym naprawdę Ci zależy.

Wszystkim tym nieprzyjemnym sytuacjom naprawdę można zapobiec, ale musisz pamiętać o kilku „drobiazgach” czyli:

1. Przetestowaniu prędkości swojego Internetu

Wysoka prędkość Internetu jest absolutnie niezbędna, żeby przeprowadzić jakościową rozmowę online. Możesz ją sprawdzić np. dzięki darmowym programom typu Speed Test. Nie podejmuj rozmowy, jeśli wynik testu nie jest zadowalający – znajdź inne, lepsze źródło.

2. Wybierz dobry program

Istnieje kilka naprawdę dobrych programów, które ułatwiają przeprowadzenie satysfakcjonującej rozmowy służbowej – przykład to choćby Microsoft Teams czy Zoom. Są nie tylko bardzo intuicyjne, ale dodatkowo umożliwiają np. udostępnianie widoku ekranu czy wysyłanie dokumentów.

Uwaga! Pamiętaj, żeby przed rozmową przetestować dany program, np. z kimś bliskim. Dowiedz się jak załadować prezentację, udostępnić ekran, czy włączyć film. Nie zakładaj, że „na pewno sobie poradzisz”, bo szukając poszczególnych funkcji w trakcie rozmowy, możesz wyjść na osobę nieprofesjonalną.

Przeczytaj też: Rekrutacja online. Jak się do niej przygotować?

3. Plan spotkania

Kwestie techniczne masz już za sobą – świetnie, teraz czas na plan spotkania. Na kilka dni przed wideorozmową poinformuj swoich rozmówców/rozmówcę, ile będzie trwało spotkanie i czego będzie dotyczyło.

Jeśli to ty prowadzisz spotkanie, pamiętaj, żeby najpierw rozpisać sobie dokładny jego przebieg – punkt po punkcie. Dzięki skrupulatnym notatkom o niczym nie zapomnisz i zaprezentujesz się jako osoba dokładna, skrupulatna i zorganizowana.

Uwaga! Jeżeli w trakcie rozmowy będziesz udostępniać swój ekran, to wcześniej zadbaj, żeby był na nim porządek. Wybierz jakieś neutralne tło, usuń zbędne i osobiste ikonki.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Program wybrany i przetestowany, Internet sprawdzony, plan ułożony i udostępniony. O czym jeszcze musisz pamiętać przed spotkaniem?

4. Zadbaj o ciszę i spokój

To wideo: ma już 57 milionów wyświetleń i sprawiło, że wiele osób rozbolał brzuch ze śmiechu. Jednak samemu zainteresowanemu – mężczyźnie, który udzielał wywiadu dla BBC News, z pewnością nie było do śmiechu, gdy do pokoju wtargnęły jego małe dzieci.

Przeczytaj także: 7 zasad pracy zdalnej z dziećmi na pokładzie

Niech takie przypadki (których w sieci można znaleźć więcej) będą dla Ciebie przestrogą. Ucz się na błędach innych i zadbaj, żeby na nas ważnej dla Ciebie rozmowy w domu nie było dzieci – zawieź je do babci, poproś opiekunkę o zabranie na spacer, umów się z mężem, że pójdzie z nimi do kina albo znajdzie chwilę na zabawę. Cokolwiek!

Pamiętaj również o wyciszeniu telefonu oraz domofonu – jeśli w trakcie spotkania trzy razy zadzwoni ktoś, kto roznosi ulotki, z pewnością nie będziesz zadowolona. Jeżeli rozmowa jest dla Ciebie niesamowicie ważna, dodatkowo na drzwiach wejściowych powieś kartkę z informacją w stylu:
„Przeprowadzam ważną rozmowę, proszę nie dzwonić i nie pukać. Będę dostępna po godzinie 14.00”.

5. Zadbaj o odpowiednie otoczenie

Otoczenie, które będzie widzieć Twój rozmówca, musi być profesjonalne. Czyli po pierwsze: czyste i uporządkowane, po drugie – niezwracające na siebie uwagi. Może być to biuro, pusta ściana, może być regał z książkami, z kwiatem doniczkowym albo zamknięte drzwi. Nie mogą być to natomiast rodzinne zdjęcia, porozrzucane zabawki czy brudne kubki i talerze.

6. Zadbaj o swój wygląd

Absolutnie nie jest tak, że skoro przeprowadzasz rozmowę z domu, to możesz być rozczochrana i ubrana w dres. Zadbaj o swój wygląd, wskocz w eleganckie ubrania i nałóż delikatny makijaż.

7. Włącz kamerę

Nie zapominaj, by przed spotkaniem włączyć kamerę lub ją odsłonić. To drobiazg, o którym jednak wiele osób zapomina – co niestety odejmuje kilka punktów od profesjonalizmu.

Przeczytaj też:Podstawy prowadzenia biznesu online

Online nie oznacza „na luzie”

Pamiętaj, że biznesowe spotkanie zdalne w żadnym stopniu nie zwalnia Cię z profesjonalizmu. Jeśli chcesz być traktowana poważnie, sama podejdź w taki sposób do sprawy – Twoi rozmówcy z pewnością to zauważą i docenią.

Zdjęcie: 123rf